Elektronische Übermittlung von Bilanz und GuV

Hintergrund für die Einführung der E-Bilanz

Gemäß der nationalen E-Government Strategie ist es vorgesehen, dass zur Optimierung der Arbeitsprozesse zwischen Finanzverwaltung und Unternehmen diese nach Möglichkeit vollumfänglich elektronisch unterstützt und umgesetzt werden. Zur Nutzung des elektronischen Verfahrens haben Bund und Länder nunmehr mit dem Steuerbürokratieabbaugesetz (SteuBAG) die erforderlichen technischen, organisatorischen und rechtlichen Rahmenbedingungen geschaffen. Die im Zusammenhang mit der Steuerbürokratieabbaugesetzes eingeführten Maßnahmen verfolgen das Ziel, die vollelektronische Unternehmenssteuererklärung als Regelverfahren der Kommunikation zwischen Finanzbehörde und Unternehmen zu etablieren. Weitere Informationen im Unternehmerportal.

Welche Folgen das neue Gesetz hat

Aus § 5b EStG folgt, dass Gewinn- und Verlustrechnung sowie Bilanz bzw. Überleitungsrechnung elektronisch auf der Basis des XBRL-Standards übermittelt werden sollen. Sämtliche bilanzierenden Unternehmen sind demnach ab dem Wirtschaftsjahr 2013 dazu verpflichtet, ihre Jahresabschlüsse der Finanzbehörde auf elektronischem Wege zu übermitteln. Zwar wurde die E-Bilanz mit Wirkung für die Wirtschaftsjahre ab 2012 eingeführt. Den Unternehmen wurde allerdings eine einjährige Übergangszeit zugestanden (Nichtbeanstandungsregelung). Eine Besonderheit gilt für juristische Personen des öffentlichen Rechts mit Betrieben gewerblicher Art und für steuerbegünstigte Körperschaften. In diesen Fällen besteht die Pflicht zur Übermittlung der E-Bilanz erst für Wirtschaftsjahre nach 2014.

Welche Daten zu übermitteln sind

Der Mindestumfang der zu übertragenden Daten (Taxonomien) ist im BMF-Schreiben vom 28.09.2011 geregelt. Eine Taxonomie beschreibt dabei die Struktur und den Inhalt von Finanzberichten, dient als Baukasten oder Vorlage für einen individuellen Abschluss und beinhaltet darüber hinaus ein Fundus der Positionen, welche standardmäßig für eine Übermittlung verwendet werden können. Der Fundus ist dabei mit dem Kontenrahmen vergleichbar. Je nach Bilanzierungsstandards (z.B. IFRS, US-GAAP, HGB) bzw. Verwendungen werden unterschiedliche Taxonomien bereitgehalten. Die gesetzliche Verpflichtung zur elektronischen Datenübertragung umfasst den Inhalt der Bilanz und, soweit vorhanden, auch die Gewinn- und Verlustrechnung. Alternativ kann eine gesonderte Steuerbilanz oder der Inhalt der Handelsbilanz, ergänzt um eine steuerliche Überleitungsrechnung, eingereicht werden. Sollten Prüf-, Lagebericht oder Anhang vorliegen, so können diese nach eigenem Ermessen entweder im Rahmen des E-Bilanz-Datensatzes oder aber in Papierform überreicht werden. Weil durch die Taxonomie sämtliche Rechtsformen (Kapital-, Personengesellschaften oder Einzelunternehmen) wie auch jegliche zulässige Darstellungsformen (z.B. GuV nach Gesamtkosten- oder Umsatzkostenverfahren) berücksichtigt werden, müssen lediglich die für den jeweiligen Wirtschaftszweig und Rechtsform relevanten Positionen zur Verfügung gestellt werden. Der Umfang der zu übermittelten Datenfelder ist mit dem Ausmaß heutiger Gewinnermittlungen in Papierform nahezu identisch.

Vorteile für Unternehmen

Der Datensatz ist durch die Wahl des Übermittlungsformats XBRL formal standardisiert und grundsätzlich strukturiert. Hierdurch werden alle erforderlichen Informationen geliefert, wodurch Ergänzungswünsche und Rückfragen durch die Finanzverwaltung entfallen. Damit trägt die elektronische Prozesskette zur Beschleunigung des gesamten Verfahrens und zur Kostenersparnis bei. Die steuerlichen Pflichten lassen sich in elektronischer Form kostengünstiger als in Papierform umsetzen. Für künftige Ausbaustufen bietet der Standard genügend Raum. In einer späteren Phase könnten so XBRL-Datensätze als Erläuterung zum Bescheid zurück übermittelt werden. Darüber hinaus kann das neue Übermittlungsformat auch im Rahmen der allgemeinen Finanzberichterstattung genutzt werden (z.B. zur Übermittlung des elektronischen Bundesanzeigers). Ein großes Umdenken ist nicht erforderlich, da die allgemeine Taxonomie (Kerntaxonomie) die generelle Rechnungslegung des HGB abbildet. Gleichzeitig wurde anhand von Spezialtaxonomien den Besonderheiten spezieller handelsrechtlicher Rechnungslegungsvorschriften (etwa für Verkehrsbetriebe, Pflegeeinrichtungen, Versicherungen und Banken) Rechnung getragen.

Bedeutung für das eigene Unternehmen

Grundsätzlich ist das eigene Rechnungs- und Finanzwesen auf XBRL-Konformität zu überprüfen und umzustellen. Anlässlich der detaillierteren Gliederung steuerlicher Vorgänge und der gestiegenen Komplexität, wird künftig zur effizienten und zeitnahen Aufstellung der Steuerbilanz die unterjährige bzw. kontinuierliche Erfassung und Bewertung von Steuervorgängen in den Rechnungslegungssystemen unabdingbar sein. Die Einführung einer parallel laufenden Rechnungslegung (IFRS und Steuer bzw. HGB und Steuer) in den eigenen Buchführungssystemen stellt eine sinnvolle Lösung dar. Erhebliche Auswirkungen auf das Rechnungs- und Finanzwesen ergeben sich aufgrund der vorliegenden Abweichungen zu den gebräuchlicheren Kontenrahmen. Hiervon ist einerseits das Buchungsverhalten, andererseits auch die unterjährige Behandlung steuerrelevanter Sachverhalte betroffen. Empfehlenswert ist die Überprüfung des eigenen Rechnungs- und Finanzwesens dahingehend, inwiefern die Gliederungstiefe durch die XBRL-Taxonomie als Mindestumfang bereits eingehalten wird und wie mit dem Ausbau dieses Mindeststandards durch die Finanzbehörde umgegangen werden soll. Nicht selten wird sich zudem die Erforderlichkeit ergeben, eine steuerliche Buchhaltung neben der HGB-Buchhaltung zu führen.