La gestione delle riunioni

La gestione delle riunioni è un tema inserito in questa trattazione perché è un momento di comunicazione ed interazione molto importante con i nostri collaboratori. Durante le riunioni si condividono le informazioni, si comunicano obiettivi di gruppo, si coinvolge il personale su iniziative, si discutono i metodi, si scambiano opinioni, si ispira entusiasmo ed infine si possono formare le persone. E’ proprio in queste occasioni che si dimostrano le proprie capacità di gestire le risorse umane. Si dà prova della propria capacità di leadership.
Vi sono anche momenti in cui è

assolutamente inutile l’organizzazione di una riunione, ad esempio quando l’incontro può essere sostituito da telefonate o da mail, le persone chiave non possono essere presenti, il tempo di preparazione nostro personale è insufficiente, i conflitti interpersonali possono compromettere i risultati ed i costi di organizzazione sono troppo elevati rispetto ai risultati.
Per rendere una riunione conforme agli obiettivi che vogliamo ottenere è necessario prepararla con anticipo si deve quindi:
• Chiarire il motivo della riunione in primo luogo si devono stabilire gli obiettivi specifici, cerchiamo di focalizzare la riunione su al massimo 3 obiettivi. L’attenzione delle persone è una risorsa scarsa da sfruttare con parsimonia e quindi nel modo più mirato possibile. Inoltre, si deve correlare il numero degli argomenti al tempo disponibile.
• Non dimenticare a chi ci si rivolge cerchiamo di metterci nei panni dei nostri interlocutori
• Decidere chi deve gestire la comunicazione non è detto che chi ha il compito di gestire le risorse o di organizzare la riunione debba poi esserne il relatore. Dipende dalla nostra conoscenza dell’argomento o alla nostra capacità di comunicare.
• Scegliere i contenuti da comunicare e la presentazione i primi cinque minuti di una riunione fanno l’80% dell’attenzione dei suoi partecipanti. E’ utile quindi interessare da subito i partecipanti alla riunione e concentrarci sui contenuti chiave che si vogliono trasmettere. Durante la riunione è fondamentale utilizzare diversi strumenti che possano coinvolgere non solo l’dito, ma anche il sistema visivo attraverso immagini o grafici, l’emotività delle persone attraverso domande o battute di spirito che alleviano la tensione.
• Valutare come presentare i contenuti ogni argomento e tematica deve essere trattata in modo diverso, ma in ogni caso si devono ricercare gli strumenti ed i modi per coinvolgere e motivare le persone a partecipare attivamente alla riunione. In linea di principio in caso di interventi o di richieste si è in grado rispondere immediatamente in modo mirato ed esauriente. Successivamente alla riunione è sempre opportuno inviare un report con il piano d’azione comunicato e concordato in tale sede.