Ramos Sierra automatiza el envío de sus facturas electrónicas con Esker DeliveryWare

Ramos Sierra, empresa líder en la distribución de material eléctrico, ha optado por la solución de Esker, uno de los principales proveedores de soluciones de automatización de procesos documentales, para automatizar y digitalizar el proceso de facturación electrónica de sus más de 15.000 clientes.
La compañía necesitaba aumentar la productividad y reducir los costes, por lo que decidió automatizar el proceso de facturación, con el objetivo de que al menos el 50 por ciento de los clientes acepten recibir sus facturas a través del correo electrónico, antes de Junio de 2009.

La solución se ha empezado a utilizar desde el mes de abril y los clientes se han ido sumando a la lista de los que prefieren el formato digital, el cual es más rápido y seguro que el formato papel.

La implantación de la solución de Esker duró cerca de nueve semanas. Para poner en marcha el sistema de facturación electrónica se diseñaron los formularios utilizando la herramienta de software Crystal Reports. Los siguientes pasos, como la recogida de los datos y su transmisión a una impresora virtual del sistema iSeries, se realizó sin incidencias para posteriormente llevar a cabo un análisis de los datos enviados al spooler correspondiente a la factura. Para continuar con el proceso, la firma de la factura electrónica se coloca de acuerdo a la normativa vigente correspondiente al real decreto 1196/2003, utilizando las firmas electrónicas de la empresa reconocidas por la agencia tributaria, se recomienda FNMT, y se aplica la firma a los formatos anteriores generados en PDF y XML (UBL).

Los envíos automáticos de correo electrónico se realizan desde la plataforma Esker DeliveryWare hacia el servidor de correo electrónico corporativo, vía SMTP. Las facturas electrónicas emitidas son almacenadas en el repositorio utilizando la técnica de indexación automática utilizados los campos como (numero de factura, código de cliente, nombre de cliente, base imponible, etc.) incluyendo los formatos de la factura en XML (UBL) y PDF firmados. Finalmente la factura se envía desde su ERP.

“La elección por parte de Ramos Sierra de la solución de Esker para facturas electrónicas se inscribe en el marco de una tendencia actual hacia la automatización y externalización que permite a las empresas enviar facturas de forma electrónica. Sin embargo, los beneficios de la automatización y externalización no se reflejan solamente en términos humanos y materiales. También se refieren a una mayor fluidez de la información así como a la mejora de los tiempos de cobro garantizando el envío instantáneo sin importar el volumen de facturas de salida desde las aplicaciones de gestión”, añade Jesús Midón, Director General de Esker Ibérica.