Pressestelle - Verfassung von Pressemitteilungen

Die Aufgaben der Pressestelle bei Unternehmen, Verbänden, Behörden und politische Institutionen

Wer regelmäßig im Blickpunkt der Öffentlichkeit steht und eine ständige Kommunikation mit den Medien aufrechterhalten muss, benötigt eine Pressestelle, um die daraus entstehenden Anforderungen umzusetzen. In der Pressestelle werden Pressemeldungen nach journalistischen Grundsätzen verfasst und an die Medien weitergegeben. Dadurch wird der Informationsfluss geregelt und Neuerungen, Änderungen oder Meinungen werden einer breiten Öffentlichkeit zur Kenntnis gebracht. Die Pressestelle ist auch verantwortlich für die Verwaltung des internen Pressearchivs, indem alle Meldungen und Mitteilungen, die in einem direkten Zusammenhang mit dem Unternehmen, dem Verband, der Behörde oder politischen Institution weltweit veröffentlicht worden sind, gesammelt und aufbewahrt werden.

Die Pressestelle koordiniert die Zusammenarbeit mit den Medien und organisiert Interviewanfragen oder Pressekonferenzen. Außerdem sammeln die Mitarbeiter der Pressestelle Nachrichten und Kommentare, die für das Unternehmen, den Verband, die Behörde oder die politische Institution wichtig sein können. Dabei bedient sie sich sowohl der Printmedien als auch der Berichterstattung in Rundfunk und Fernsehen und der diversen Veröffentlichungen im Internet. Aus allen zur Verfügung stehenden Informationen und Nachrichten werden interne Nachrichtenprotokolle in Form einer Presseschau verfasst, die täglich mehrfach aktualisiert werden. Diese Presseschau informiert das entsprechende Management über alles, was von Interesse und Bedeutung für die Führung des Unternehmens, des Verbandes, der Behörde oder der politischen Institution von Interesse ist.

Die Pressestelle ist direkt der Führungsspitze unterstellt und erhält Weisungen auch nur von dort. Sie ist das wichtigste Instrument der Öffentlichkeitsarbeit und fördert durch ihre journalistische Arbeit die Kommunikation mit den Massenmedien und dementsprechend auch mit der Öffentlichkeit. Dabei vertritt sie grundsätzlich und ausschließlich die Interessen des Managements. Häufig fallen der Pressestelle auch Aufgaben aus dem Bereich der Marktforschung zu. Sie erforscht und kommentiert die öffentliche Meinung und dient so – besonders bei politischen Institutionen – auch als Entscheidungshilfe.

Eine weitere wichtige Aufgabe kommt der Pressestelle im Bereich von Gegendarstellungen zu. Missverständnisse oder Fehlinterpretationen können dazu führen, dass in den Massenmedien bestimmte Informationen, die das Unternehmen, den Verband, die Behörde oder die politische Institution betreffen, falsch dargestellt werden. Dadurch entsteht unter Umständen ein öffentliches Bild, das nicht den Tatsachen entspricht. Das Aufspüren einer solchen fehlerhaften Berichterstattung und die daraus resultierende, notwendige Gegendarstellung gehören ebenfalls zum Aufgabenbereich der Pressestelle.

Die Pressestelle ist aber nicht nur für die schriftliche Kommunikation mit den Medien und der Öffentlichkeit zuständig. Ein eigens dafür ausgewählter Pressesprecher kann stellvertretend an Pressekonferenzen teilnehmen oder auch den Medien gegenüber in einer persönlichen Ansprache die Informationen, Meinungen oder auch Neuerungen direkt weitergeben.

Die Vorbereitung von Pressekonferenzen erfordert von der Pressestelle ein hohes Maß an Organisation und Vorbereitung. Es ist darauf zu achten, dass die Einladungen rechtzeitig verschickt werden. Die Räumlichkeiten, in denen die Pressekonferenz stattfinden soll, muss über die notwendigen technischen Einrichtungen verfügen. Wenn es sich um eine auswärtige Veranstaltung handelt, muss für Übernachtungs- und Anreisemöglichkeiten gesorgt werden. Außerdem werden alle Informationen, die während der Pressekonferenz an die Medienvertreter weitergegeben werden sollen, schriftlich aufbereitet und in Pressemappen zusammengefasst. Das verhindert Nachfragen nach Zahlen oder ähnlichen Detailinformationen während der Veranstaltung. Außerdem ist so sichergestellt, dass jeder anwesende Medienvertreter dieselben Informationen als Grundlage für seine Berichterstattung erhält.

Ähnlich aufwendig für die Pressestelle ist auch die Koordination von Interviews mit Entscheidungsträgern. Hier wird im Vorfeld in der Regel ein Fragenkatalog mit den Medienvertretern abgestimmt, damit das Interview innerhalb des normalerweise straffen Zeitplans ordnungsgemäß durchgeführt werden kann. Dabei stehen für die Pressestelle immer zwei Dinge im Vordergrund: Die Interessen der Führungsspitze zu vertreten und gleichzeitig die Öffentlichkeit umfassend zu informieren. Die Mitarbeiter einer Pressestelle verfügen in der Regel über eine journalistische Ausbildung, um den vielen Anforderungen ihrer Tätigkeit gerecht werden zu können.