WMD-Projekt: Techniker Krankenkasse führt digitale Personalakte mit SAP RM ein

Zur Optimierung der Informationsbereitstellung und Auskunftsfähigkeit des Personalaktenarchivs hat die Techniker Krankenkasse (TK) das DMS-Systemhaus WMD (Workflow Management & Document Consulting) aus Ahrensburg mit der Einführung der „Digitalen Personalakte“ beauftragt. Das Projekt ist bereits umgesetzt und läuft erfolgreich im Produktivbetrieb. Die Lösung zur elektronischen Personalakte (ePA) basiert auf SAP Records Management und sorgt bei der TK jetzt für einen schnellen und ortsunabhängigen Zugriff auf die Akten. Ein komplexes Berechtigungskonzept garantiert dabei, dass

Zugriffe nur durch die jeweils autorisierten Mitarbeiter des Personalbereichs erfolgen können. Das Personalgeschäft der Techniker Krankenkasse mit über 10.000 Mitarbeitern erfolgt durch zentrale Personalfunktionen in der Hauptverwaltung Hamburg sowie durch eine dezentral organisierte Personaladministration und Personalabrechnung in 40 Dienststellen.

Neben der Verwaltung der über 10.000 Akten aktiver Mitarbeiter, wird zudem ein Archiv mit 3.000 Akten bereits ausgeschiedener Mitarbeiter betreut. In der Vergangenheit war daher oftmals ein umständliches und langwieriges Ausleihen der Papierunterlagen die Folge, um die unterschiedlichsten Personalprozesse gewährleisten zu können. Insgesamt bedeutete dies das manuelle Handling eines Volumens von rund 750.000 Dokumenten bzw. 1,3 Mio. Dokumentenseiten, mit täglich 200 bis 300 weiteren, neuen Belegen. Mit der Einführung der elektronischen Lösung hat dies nun ein Ende. „Durch die Digitale Personalakte haben wir sowohl die Altaktenarchivierung wie auch das laufende Tagesgeschäft deutlich gestrafft, in der Durchführung vereinfacht und vor allem für die betroffenen Mitarbeiter transparenter und komfortabler gestaltet“, erklärt Tobias Kölln von der Abteilung „Personalservice und Tarif“ der TK.

Bevor die Lösung in Betrieb ging, wurden zunächst die Bestandsakten durch einen darauf spezialisierten Dienstleister digitalisiert und anschließend in das elektronische System überführt. Durch die externe Vergabe der Digitalisierung, konnten die Endanwender bei der TK erheblich entlastet werden und die Projektlaufzeit um etwa ein Jahr verkürzt werden. Neu hinzukommende Personaldokumente werden heute über einen zentralen Scan- Arbeitsplatz in der Personalabteilung direkt der „Digitalen Personalakte“ zugeführt. Im täglichen Geschäft gleicht die Arbeit mit SAP Records Management der mit einer herkömmlichen Papierakte. Doch der Nutzen ist ungleich größer: Unterlagen müssen nicht mehr physisch aufbewahrt werden, Aktentransporte gehören der Vergangenheit an, Zugriffsberechtigungen lassen sich definiert und detailliert steuern und neue Dokumente können leicht in die digitale Akte eingebunden werden. Für die TK stellt insbesondere der schnelle, ortsunabhängige Zugriff auf das digitale zentrale Aktenarchiv ganz klar einen der Hauptnutzen der WMD Lösung dar.