dsk-Studie: DocuPortal für den Mittelstand besonders zu empfehlen

Bremen. DocuPortal, Hersteller des gleichnamigen ECM-Systems, hat die aktuelle Version 7 seiner Software jetzt von der dsk-Beratungs GmbH testen lassen. Dabei erhielt die Produktsuite in sechs Kategorien die Bestnote „sehr gut“, darunter für ihre Collaboration-Fähigkeiten, die Workflow-Komponente und die Dokumentenbearbeitung. Durch den rein webbasierten Zugriff ebnet DocuPortal den Weg für schnell verfügbare, ganzheitliche Informationslösungen. Die Software verwaltet jegliche Dateiarten, Belege, Faxe, Informationen, Gesprächsnotizen, Zeichnungen, Diskussionen, FAQs, Wikis, E-Mails

mit Anhängen sowie digitale Umlaufmappen für Geschäftsvorgänge. Unternehmen können mit DocuPortal 7 endlich „Alles. Einfach. Schnell. Finden!“.

Im Gegensatz zu rein klassischen Client Server Anwendungen greifen die Anwender auf DocuPortal ausschließlich per Webbrowser zu – ein Alleinstellungsmerkmal der Software. Hauptkomponente ist das Web-Portal mit Web 2.0-Technologien, wo der Anwender sämtliche Funktionen zum Erstellen, Speichern, Strukturieren, Bearbeiten, Ansehen, Kontrollieren und Archivieren seiner Inhalte findet.
Die dsk-Prüfer lobten die schnelle Navigation auf der Benutzeroberfläche „Mein Portal“, die eine Übersichtsseite (Portalfenster) über die verschiedenen Arbeitsbereiche in DocuPortal darstellt. Neben der übergreifenden „Mein Portal“-Zusammenfassung der Tätigkeiten aus allen Arbeitsbereichen gibt es „Mein Portal“-Portal-Oberflächen für ausgewählte Arbeitsbereiche. Dieses Konzept prämierte dsk mit einem „Sehr gut“.

Die Bestnote erhielt DocuPortal auch für seine Collaboration-Fähigkeiten, mit denen das Produkt weite Teile des Microsoft SharePoint Portal Servers abdeckt. Die Anwender können darin sich und andere benachrichtigen, wenn es geänderte Diskussionsbeiträge gibt. Auch eine automatische Benachrichtigung kann voreingestellt werden.
Die Workflow-Komponente der Software stellt für die dsk-Beratungs GmbH eine „sehr schnelle und unkomplizierte Möglichkeit dar, Abläufe zu automatisieren“. DocuPortal 7 nutzt einen integrierten Workflow-Designer, mit dem sich selbst komplexe Vorgänge definieren lassen. Ohne Programmierung können beispielsweise, Schadensmeldungen oder Urlaubsanträge automatisiert bearbeitet werden. Standardmäßig treffen dabei die zu erledigenden Aufgaben beim Anwender ein, der sein Work-Item öffnet und dann sequentiell durch die weiteren Aufgaben geführt wird. Auch gescannte Eingangsbelege werden automatisiert – ohne Medienbrüche bis in das Archiv über digitale Umlaufmappen – verarbeitet.