REGISAFE public löst Vorgängersystem im evangelischen OKR Baden-Württemberg ab

Mit seiner Entscheidung, REGISAFE public einzuführen, hat der evangelische Oberkirchenrat (OKR) Baden-Württemberg, Kirchenleitung der Evangelischen Landeskirche in Württemberg, jetzt seine Verwaltung komplett modernisiert. Nach 17 Jahren EDV-unterstützter Registratur wurde das alte Dokumentenmanagementsystem (DMS) abgelöst und durch das führende Dokumentenmanagementsystem REGISAFE public im Bereich der Öffentlichen Verwaltung, Kirchen und Krankenhäuser von HELD ersetzt. „Ausschlaggebend bei der Produktwahl waren für uns vor allem die breite Funktionalität und die ständige

Weiterentwicklung der Software“, erklärt Dietmar Wörz, Leiter der Abteilung Zentrale Registratur/DMS beim OKR. Insgesamt 35.000 Akten, 530.000 Schriftstücke und 10.000 Adressen wurden im Rahmen des Projektes aus der alten Lösung übernommen.

Die Anforderungen in dem Projekt an HELD waren hoch, denn es galt nicht nur REGISAFE public einzuführen, sondern auch die Vorzüge und Spezialitäten des Vorgängersystems innerhalb der neuen Lösung nutzen zu können. Die Migration des überholten DMS erforderte mehrere Monate konzeptioneller Erstellung, Analyse und vieler Tests.

Mit dem erfolgreichen Abschluss des Projektes im Juni 2007 wurden auch spezielle Programmerweiterungen vorgenommen, die dem OKR eine Umstellung von alter auf neuer Software erleichtern sollen. Dazu gehören die automatische Vergabe von Schriftstücknummer pro Akte, eine spezielle Schriftstück- und Adresssuche, Barcode-Etiketten für die automatische Ausgabe / Rücknahme von Akten, die Entwicklung einer in REGISAFE public integrierten Stichwortverwaltung zur schnellen Identifikation des korrekten Aktenzeichens u.a.