Pilotstart bei Tech Data UK - Eingangsrechnungsverarbeitung mit WMD xFlow

Standardlösung "WMD xFlow powered by Kofax" ermöglicht vollständig automatisierte Rechnungsverarbeitung bei Tech Data. Der erste von 16 Standorten in Europa verarbeitet seine Eingangsrechnungen jetzt automatisiert mit WMD xFlow. Ahrensburg / München - Das DMS-Systemhaus WMD (Workflow Management & Document Consulting), hat für Tech Data Europe aus München mit der Umsetzung eines der umfangreichsten, automatisierten Rechnungsprüfungsprojekte begonnen. Insgesamt an die zwei Millionen Eingangsrechnungen werden von Tech Data pro Jahr in Europa verarbeitet.

Das Pilotprojekt

startete im März 2008 bei der Tech Data UK. Der Rechnungsprüfungsprozess innerhalb von SAP wird dort nun mit der Workflow-Lösung WMD xFlow® gesteuert und abgewickelt. In Zusammenarbeit mit der deutschen Niederlassung der Kofax plc, einem der weltweit führenden Anbieter von Intelligent Capture & Exchange- Lösungen, sorgt in der Anwendung Kofax Transformation für eine effiziente, digitale Klassifikation und Extraktion der auszulesenden Rechnungsdokumente. Das Rollout für weitere 15 Länder folgt sukzessive bis Anfang 2009.

Bei Tech Data UK gehen jährlich über 1.200.000 Rechnungen per Post und per EDI (Electronic Data Interchange) ein, die mit der elektronischen Workflow- Lösung von WMD jetzt in einem deutlich beschleunigtem Arbeitsprozess automatisiert verarbeitet werden. Zusätzlich wird eine hohe Transparenz über Verbleib und Bearbeitungsstand der Rechnungen erzielt. Dies hat zur Folge, dass optimale Kontrollmechanismen greifen, die es u.a. erlauben, die Skontofristen rechtzeitig zu nutzen. Nach einer umfassenden Vorbereitungs- und Konzeptphase noch im Spätherbst 2007, folgte nach intensiven Tests und umfangreichen Schulungen der Anwender schließlich der Go-Live im März 2008 für Tech Data UK.

Die Rechnungen werden nun unmittelbar bei Eingang am Standort UK gescannt, um dann anschließend im zentralen Datencenter in der Münchner Zentrale automatisch weiterverarbeitet zu werden. Die relevanten Daten werden extrahiert, validiert und anschließend in SAP R/3 überführt. Mit der Workflow-Lösung WMD xFlow werden sämtliche Rechnungen in SAP positionsgenau freigegeben und die Zahlungen avisiert. Im Pilotprojekt zeigte sich bereits nach wenigen Wochen, dass sich der Zeitaufwand für das bislang sehr aufwändige händische Erfassen und Verbuchen der Rechnungen bei Tech Data UK erheblich reduzieren und erfolgreich automatisieren ließ. Stefan Hornig, Director SAP Applications & Development bei Tech Data: "Die Workflow-Lösung der WMD zur automatisierten Rechnungsverarbeitung hat bereits im Pilotprojekt in UK gezeigt, dass sie unsere Anforderugen voll erfüllt. Sie gewährleistet eine hohe Transparenz sowie einen schnellen und fehlerfreien Rechnungsdurchlauf." Barbara Wirtz, WMD Vertrieb GmbH, Marketing & PR, Tel. 04102 / 88 38 0