MicroData scannt für BGFG – Einführung der digitalen Mieterakte

Im August 2008 zieht die Baugenossenschaft freier Gewerkschafter eG (BGFG), mit rund 7.400 Wohnungen eine der größten Wohnungsbaugenossenschaften Hamburgs, in ein eigenes Bürogebäude an der Willy-Brandt-Straße in Hamburgs Innenstand. Ein großer Umzug, der gut vorbereitet sein will. Dazu gehört auch die Einführung des papierarmen Büros – hierfür hat die MicroData GmbH alle 7.400 Mieterakten aus dem Altbestand der BGFG digitalisiert und für die Überführung in das DMS- und Archivsystem von SAPERION vorbereitet. Beeindruckend war dabei vor allem die nahezu fehlerfreie Bearbeitung:

Nur genau 3 von 130.000 Seiten musste MicroData im Rahmen der Qualitätskontrolle ein zweites Mal scannen - macht in der Summe eine Re-Scanquote von 0,002 %!

Das MicroData-Team stand in diesem Projekt vor der Herausforderung besonders heterogenen und zum Großteil alten, schlecht lesbaren Belegguts. Mietverträge und Katasterunterlagen von 1960 in gebleichter Schreibmaschinenschrift, Durchschläge von Flurkarten und unstrukturierte Darlehensverträge haben die Hochleistungsscanner von Kodak in gewohnter Qualität und Geschwindigkeit digitalisiert.

Burkhardt Storch, Projektleiter bei der MicroData GmbH: „Für diese Ansprüche hatten wir mit unseren zwei neuen Kodak i1860 Scannern genau die richtige Technologie zur Hand. Das integrierte PerfectPage sorgte für optimale Bildqualität und die automatische Kontrastregelung garantierte auch bei schwierigem Beleggut mit schwachem Schriftbild und blassen Details eine gute Lesbarkeit der Dokumente.“ Durch die automatische Interpretation von Barcodes und Patchblättern bei voller Scangeschwindigkeit konnte das sehr gemischte Beleggut der BGFG zuverlässig sortiert und eindeutig zugeordnet werden.

Reibungslos verlief das Digitalisierungsvorhaben auch, weil sich die MicroData-Fachleute schnell und flexibel in die Prozessabläufe der Baugenossenschaft hineindachten und eigeninitiativ Vorschläge zu dessen effizienter Abwicklung unterbreiteten. Marco Doll, Software-Koordinator bei der BGFG: „Anstatt wie andere Dienstleister Preise auf Copy und Paste-Basis auf unseren Scanbedarf hochzurechnen, haben die Experten von MicroData mit uns gemeinsam eine detaillierte Bestandsanalyse unserer Prozesse erarbeitet. Wir hatten das Gefühl, mit unseren speziellen Anforderungen hier sehr ernst genommen und auch verstanden zu werden.“