Innovatives Portal eröffnet neue Möglichkeiten zur Projektsteuerung

Die Locatech GmbH bietet jetzt eine neue, intelligente Portallösung an, die auf SharePoint basiert. Das System wurde den speziellen Anforderungen von Unternehmen aus der fertigenden Industrie angepasst, um dort den Workflow zu erleichtern. Mit ihrer Technologie unterstützt das IT-Systemhaus die zentrale Bereitstellung von Unternehmensinformationen und zugehörigen Dokumenten via Internet. Damit werden übliche Arbeitsabläufe vereinfacht und können zeitsparend umgesetzt werden, was wiederum Ressourcen für die Umsetzung anderer Projekte schafft. Alle Daten sind stets auf einem aktuellen

Stand und werden den Anwendern komfortabel und übersichtlich zur Verfügung gestellt. Zudem wird gewährleistet, dass stets nur eine gültige Dateiversion vorliegt. Sind beispielsweise mehrere Personen für die Umsetzung einer Montageanleitung zuständig, kann die aktuelle Datei nur von einer einzigen Person bearbeitet werden. Erst wenn die Bearbeitung dort abgeschlossen und gespeichert ist, ist die Datei auch wieder für andere Benutzer verfügbar.

Die Locatech-Lösung besteht aus den Modulen „Benutzergruppen“, „Dokumente“, „Workflow“, „Aufgaben/Projekt“, „Diskussionsforum“, „Kalender“ und „Webseite“. Alle Module lassen sich individuell an vorhandene Firmenstrukturen anpassen und ermöglichen es, Aufgaben schnell und flexibel an zuständige Mitarbeiter weiterzugeben. Dabei können Dringlichkeit, Grunddaten und Aufgaben einfach erfasst werden.

Abhängig von den eingeräumten Zugriffsrechten können die Benutzer auf einzelne oder auch alle Module zugreifen. Mit dem Modul „Dokumente“ werden Dateien aller Art verwaltet. Die Ablage erfolgt zentral auf dem Portal, so dass die Mitarbeiter via Internet darauf zugreifen können. Wird eine Datei bearbeitet, wird sie automatisch mit einer Versionisierung versehen. Das ursprüngliche Dokument bleibt also erhalten, ein neues kommt inklusive seiner Änderungen hinzu und erhält eine aktuelle Versionsnummer. Dadurch ist jederzeit nachvollziehbar, wie oft und von wem ein Dokument verändert wurde. Mit Hilfe des Workflow-Moduls werden Arbeitsabläufe angestoßen und gesteuert. So kann von bestimmten Personen ein Feedback oder deren Genehmigung zu einzelnen Dokumenten angefordert werden.

Ganze Projekte können innerhalb des Portals verwaltet werden. „Dem Projekt-Modul ist zu entnehmen, welche Aufgaben anstehen, welche noch auf Erledigung warten, sich in Bearbeitung befinden oder bereits abgeschlossen sind“, beschreibt Dirk Löhn, Managing Director IT Services bei Locatech, dieses Modul. „Dazu sind alle Projekte in chronologischer Reihenfolge übersichtlich dargestellt und mit ihrem jeweiligen Status versehen. Hier erfolgt auch die Vergabe neuer Aufgaben an die Mitarbeiter.“