Händische Rechnungsverarbeitung: dreimal teurer als elektronische Verarbeitung

Knicken, lochen, heften – Rechnungsverarbeitung wie anno dazumal ist dreimal so teuer wie ein automatisierter Bezahlungs-Workflow: Liegt die händische Bearbeitungszeit für eine einzige Rechnung etwa bei einer Viertelstunde, so erfordert die elektronische Bearbeitung lediglich fünf Minuten, also zwei Drittel weniger an Zeit. Für ein mittelständisches Unternehmen, bei dem pro Monat rund 1.000 Rechnungen eingehen, bedeutet das Einsparungen von mehr als 160 Stunden, sprich 20 Arbeitstagen. Trotz dieses extrem hohen Einsparpotenzials hängen deutsche Mittelständler nach wie vor am Papier,

wie Frank Wuschech, Geschäftsführer von BasWare bestätigt: „Die Praxis zeigt zwar, dass eine elektronische Rechnungsverarbeitung rund zwei Drittel des Bearbeitungsaufwandes spart. Doch offenbar liebt der Mittelstand die Zettelwirtschaft bei den Eingangsrechnungen. So haben zwar viele mittelständische Unternehmen ihren Beschaffungsprozess vollständig automatisiert. Doch beim letzten Glied in der Kette eines durchgängigen Beschaffungsprozesses ist oft noch Handarbeit angesagt. Höchste Zeit, dass auch bei Rechnungsverarbeitung das IT-Zeitalter anbricht!“

Der Vorteil einer automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung liegt jedoch nicht nur in der schnelleren Bearbeitung. Es entfallen dadurch auch Verzugszinsen, die für verspätete Zahlungen zu entrichten sind. Darüber hinaus ist es mit Rechnungsautomation auch möglich, Skonti auszuschöpfen, was einen beträchtlichen Posten ausmachen kann: Gesetzt denn Fall, es gäbe monatlich nur 500 Rechnungen von über 100 Euro mit einem Skonto von drei Prozent, so kommt hier allein eine Summe von 1.500 Euro zusammen. Außerdem erhöht eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung die Transparenz im Controlling – Finanzverantwortliche wissen nicht nur, wo sich eine Rechnung gerade befindet, sondern können auch genaue Aussagen über die Liquidität treffen, was für exakte Forecasts wichtig ist. BasWare, Spezialist für die Automatisierung von Finanzprozessen, bietet mit „BasWare Invoice Processing Mittelstand Edition“ eigens eine funktionell wie preislich genau auf die Anforderungen von Mittelständlern zugeschnittene Software zur komplett automatisierten Verarbeitung eingehender Rechnungen.

Damit verschafft BasWare auch Unternehmen mit kleinerem Budget die Möglichkeit, die von vielen Konzernen genutzten Verfahren der automatisierten Rechnungsverarbeitung einzusetzen. Die paketierte, vorinstallierte Lösung lässt sich äußerst schnell implementieren: Nach nur zehn Tagen können die Anwender mit dem System arbeiten. Die Software ist einfach zu erweitern, sodass bei Bedarf auch neue Anforderungen erfüllt werden können. BasWare vertreibt diese neue Lösung in erster Linie über seine Channelpartner. Diesen Text können Sie vom Dr. Haffa & Partner Online-Service im WWW direkt auf Ihren Rechner laden.