HRworks-Studie: Urlaubsanträge auf Papierformularen werden häufig vergessen

Mitarbeiter in technisch modernen Unternehmen erhalten deutlich schneller ihre Urlaubsanträge bewilligt, als die Beschäftigten in anderen Firmen. Nach einer Vergleichsuntersuchung des Softwarehauses HRworks GmbH dauern die Genehmigungsprozesse dort, wo noch Papierformulare eingesetzt werden, durchschnittlich 6,6 Tage und damit deutlich länger als eine Arbeitswoche.

Nur in jedem dritten Fall erhalten die Mitarbeiter innerhalb von drei Tagen eine Antwort von ihren Vorgesetzten, 55 Prozent warten aber mindestens 8 Tage darauf. Demgegenüber werden in Unternehmen mit elektronisch

unterstützten Prozessen für Urlaubsanträge im Mittel nur 4,3 Tage benötigt. Drei von fünf bekommen die Genehmigung sogar innerhalb von drei Tagen, und lediglich jeder Achte wartet acht Tage oder länger darauf.

Als Ursache für die Verzögerungen geben 57 Prozent der befragten Führungskräfte aus Betrieben mit klassischen Papierformularen den Abstimmungsaufwand an. Dieser Grund wird in der HRworks-Erhebung jedoch nur von 39 Prozent der Vorgesetzten in Firmen angeführt, die elektronische Systeme einsetzen. Sie vergessen auch seltener die Urlaubsanträge ihrer Mitarbeiter zu bearbeiten (23 Prozent). In den anderen Betrieben geben hingegen 44 Prozent der Führungskräfte an, dass sie die Urlaubsformulare schon einmal aus ihrem Blickfeld verlieren und dadurch verspätet darauf reagieren. Andere Arbeitsprioritäten als weiterer Grund für Verzögerungen werden von etwa gleich vielen Befragten beider Vergleichsgruppen genannt.

„Papierformulare müssten eigentlich schon lange der Vergangenheit angehören“, urteilt Sabine Knöfel von HRworks angesichts dieser Ergebnisse. „Die elektronische Abwicklung der Urlaubsanträge verkürzt die Genehmigungsprozesse und vereinfacht das gesamte Urlaubsmanagement“, ergänzt die Gesellschafterin des Anbieters von Emplyee Self Services (ESS). Sie verweist zudem auf einen wichtigen psychologischen Aspekt: „Lange Bearbeitungszeiten fördern nicht unbedingt die Zufriedenheit der Mitarbeiter.“