dmc digital media center GmbH bringt Lösung zur E-Mail-Archivierung auf den Markt

Stuttgart. Zu dem Enterprise Content Management System (ECM) Alfresco bietet dmc ab sofort eine E-Mail-Erweiterung zur revisionssicheren Archivierung von E-Mails an. Die Erweiterung dient dazu, E-Mails direkt aus Microsoft Outlook / Mozilla Thunderbird in Alfresco abzulegen und zu indizieren, um sie entsprechend wiederzufinden. Diese Funktion kann auch mit der Compliance-Erweiterung von Alfresco kombiniert werden, die bei der Archivierung der E-Mails die gesetzlichen Rahmenbedingungen für die revisionssichere Archivierung berücksichtigt.

E-Mails können entweder direkt aus

z.B. Microsoft Outlook per Drag & Drop in das Alfresco-Laufwerk kopiert, verschoben oder mit dem Dialog „Speichern unter“ abgelegt werden. Alfresco extrahiert wichtige Daten wie Absender, Empfänger, Betreff, Sendedatum und ermöglicht die Suche nach diesen Attributen und den Inhalten der E-Mail. E-Mails werden als Dateien im ECM dargestellt. Bei einem Klick auf diese Datei wird sie in einem neuen Fenster geöffnet. Informationen wie Empfänger, Sender, Betreff und Anhänge werden neben dem eigentlichen Inhalt der E-Mail angezeigt. Es besteht außerdem die Möglichkeit, die Anhänge direkt zu öffnen oder den Inhalt als Rich-Text-Fomat (RTF) - Dokument herunterzuladen. Je nach Wunsch ist es jedoch auch möglich, Alfresco so zu konfigurieren, dass E-Mails standardmäßig mit Outlook, direkt aus Alfresco, geöffnet werden.

Gemäß Abgabenordnung (AO) und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) müssen Unternehmen geschäftsrelevante E-Mails in elektronischer Form aufbewahren. Laut einer im Jahr 2004 durchgeführten Umfrage archivieren lediglich 33 Prozent der Unternehmen ihre E-Mails geordnet. 57 % der Unternehmen verlassen sich bei der Archivierung auf das Urteil ihrer Mitarbeiter.