E-Government mit ELO: zukunftsgerecht und Compliance-konform

ELO Digital Office zeigt auf der CeBIT ihre neue Lösung für E-Government und Records-Management. Das neue Modul deckt alle Anforderungen von Behörden und Verwaltung Compliance-konform ab und basiert auf dem ELO Enterprise-Content-Management (ECM). Dank der flexiblen Konfigurierbarkeit, zugrunde liegenden serviceorientierten Architektur (SOA) und der Nutzung von Webservices lässt es sich rasch in Verwaltungsprozesse einbinden – ob papiergebunden oder elektronisch. Damit gewährleistet das Modul die kostengünstige und einfache Nutzung von Standard-ECM-Technologien.

Mehrwert

durch Prozessoptimierung und Integration
'ELO E-Government' ermöglicht auf Basis der ELO ECM-Suite die automatisierte Posteingangserfassung als ersten Schritt zur Prozessoptimierung. Direkt am Posteingang werden zum einen papierbasierte Dokumente eingescannt und vom ELO DocXtractor automatisch klassifiziert und attribuiert, das heißt dem richtigen Sachbearbeiter zugeführt. Zum anderen werden E-Mails automatisch verarbeitet. Damit entfallen unnötige Liegezeiten und alle Schritte sind auch zu einem späteren Zeitpunkt Compliance-konform nachvollziehbar.

Eine einfache Einbindung in Intranet bzw. Internet zur Publikation von Informationen bietet die Integration in das ELO Web-Content-Management (WCM)-System. Auch in bestehende Portale lassen sich die ELO Funktionen bequem über Portlets einbringen. Für die flexible Konfigurierbarkeit sorgt die zugrunde liegende SOA-Technologie: Auf SOA-Basis stellt ‚ELO E-Government’ dabei dem entsprechenden Verwaltungsprozess die benötigte Funktionalität flexibel als Dienst bzw. Service bereit.

Eindeutige Aktenzuordnung – hybride Aktenverwaltung. In der öffentlichen Verwaltung benötigt jedes vorgangsbezogene Dokument eine eindeutige Kennung bzw. Aktenzuordnung. Mit dem ELO Aktenzeichengenerator kann der Sachbearbeiter das korrekte Geschäftszeichen sicher und schnell generieren – und damit den Vorgang eindeutig zuordnen. Außerdem lassen sich vorhandene Aktenpläne auf Knopfdruck aufnehmen. Verbunden mit dem Aktenzeichen steuert 'ELO E-Government' dann automatisch die Zugriffsberechtigungen und Aufbewahrungsfristen der Dokumente. Die Besonderheit: die hybride Verwaltung der Akten, sprich die parallele Führung von elektronischen und papiergebundenen Akten, spiegelbildlich oder als Teilakte. Dabei übernimmt das System die Metadaten und Lagerverwaltungsinformationen.

Rechtskonforme Zeichnung dank elektronischer Signatur
Auch Behörden bietet die digitale Signatur erhebliche Vorteile wie die Reduzierung von Prozesszeiten und damit die Realisierung beträchtlicher Einsparpotenziale. Daher hat ELO in ihre neue E-Government-Lösung auch eine elektronische Signaturkomponente mit Zeitstempelfunktion integriert.