DW Beton automatisiert seine Rechnungsbearbeitung mit Lösung von Basware

DW Beton setzt bei der Bearbeitung eingehender Rechnungen jetzt auf eine Lösung des „Purchase to Pay“-Anbieters Basware. Der Bauspezialist verarbeitet mit „Basware Invoice Processing“ sämtliche eingehenden Rechnungen elektronisch: von der Prüfung über die Genehmigung und die Zahlungsanweisung bis hin zur gesetzeskonformen Archivierung, die als nächstes Projekt ansteht. Auf diese Weise beschleunigt DW Beton seine Rechnungsbearbeitung erheblich, senkt seine Prozesskosten und kann Skonti besser ausschöpfen. Zudem schafft das Unternehmen mehr Transparenz im Finanzmanagement und kann

so passgenaue Rückstellungen für offene Rechnungen vornehmen. DW Beton geht davon aus, dass sich die Basware-Lösung binnen eines Jahres amortisiert hat. Implementiert wurde die Lösung vom Basware-Partner i-Creative.

Bisher musste jede der rund 50 000 Rechnungen dezentral am jeweiligen Standort von DW Beton manuell überprüft und genehmigt werden. Anschließend wurde die Rechnung per Hauspost an die Konzernzentrale im niedersächsischen Rinteln weitergeleitet. Dort haben Mitarbeiter die einzelnen Posten händisch in das Finanzsystem eingetragen. Diese Zeiten sind nun vorbei: Mit Basware Invoice Processing verläuft der Prozess weitestgehend digital. Zunächst wird die Rechnung eingescannt und in das System übertragen. Die zuständigen Mitarbeiter können von jedem Standort browserbasiert auf die Rechnung zugreifen, diese bearbeiten und genehmigen. Die Rechnungsdaten werden abschließend automatisch in Microsoft Dynamics NAV übertragen, das dann die Zahlung vornimmt.

Die Basware-Lösung verschafft Einkäufern und Finanzmanagern neben den Effizienzgewinnen völlig neue Kontroll- und Reportingmöglichkeiten: So können sie online auf alle aktuellen wie auch auf historische Rechnungen zugreifen, ohne dass ein Gang ins Archiv nötig wäre – etwa um Zahlungen zu vergleichen oder Trends im Ausgabenverhalten nachzuspüren. Zudem vermeidet DW Beton Buchungsfehler, die bei den manuellen Prozessen gelegentlich vorkamen.

Werner Siebert, ICT Manager bei DW Beton, kommentiert die neue Software: „Stark beschleunigte Prozesse, deutlich mehr Transparenz, ein schneller und bequemer Zugriff auf alle Rechnungsdaten – dafür sorgt die Basware-Lösung. Die standortübergreifende Rechnungsbearbeitung ist damit zum Kinderspiel geworden. Zudem gehört das langwierige Suchen nach bereits archivierten Rechnungen jetzt der Vergangenheit an.“