Betrug im Einkauf: So schützt „Kommissar Computer“ Unternehmen

Durchgängiger Prozess von der Bestellung bis zur Bezahlung der Rechnungen macht Kriminellen das Leben schwer

Frank Wuschech, Geschäftsführer von BasWare: „Moderne Softwarelösungen verzahnen Einkauf und Rechnungsverarbeitung und schützen so vor Betrug“

Rund vier Milliarden Euro verlieren deutsche Unternehmen im Jahr 2007 durch Betrug und Unterschlagung, so die Euler Hermes Kreditversicherung. In fast der Hälfte aller Fälle sind die eigenen Mitarbeiter die Übeltäter. Doch auch Lieferanten und andere Partner gehören zu den „schwarzen Schafen“, wie die

Erfahrung zeigt. Verwundbar sind die Unternehmen vor allem beim Einkauf: Fingierte Rechnungen, Bestellungen für den eigenen Bedarf auf Firmenkosten oder verbotene Absprachen mit dem Lieferanten sind nur drei Beispiele für typische Betrugsmuster. Wie können sich Unternehmen dagegen schützen? „Kommissar Computer leistet hier wertvolle Hilfe: Moderne Softwarelösungen verzahnen Einkaufs- und Rechnungsmanagement, sodass Ungereimtheiten bei der Beschaffung sofort auffallen“, erläutert Frank Wuschech, Geschäftsführer bei BasWare, einem Anbieter von Software für die Automatisierung von Finanz- und Einkaufsprozessen.

Wie arbeiten diese „digitalen Detektive“ in der Praxis? Die sogenannten „Enterprise Purchse to Pay“-Lösungen, wie sie BasWare liefert, schaffen einen durchgängigen Prozess für Beschaffung und Rechnungsverarbeitung – angefangen vom Antrag eines Mitarbeiters, der etwas für das Unternehmen einkaufen möchte, über die eigentliche Bestellung bis hin zur Prüfung der daraufhin eingehenden Rechnung. Auf diese Weise lässt sich zum Beispiel kontrollieren, ob eine Rechnung mit der Bestellung übereinstimmt oder ob auch tatsächlich nur die genehmigten Waren geordert wurden. Da Informationen zu den vereinbarten Lieferkonditionen hinterlegt sind, kann das System zugleich prüfen, ob die gelieferten Produkte und die Rechnungen vertragskonform sind. Auch Güter, die quasi im „Abonnement“ ohne vorherige Einzelbestellung geliefert werden – etwa Büro- oder Reinigungsmittel – können durch den Abgleich mit dem Rahmenbetrag auf diese Weise kontrolliert werden. Diese ganzen Vorgänge laufen automatisiert; manuelle Prüfungen werden erst nötig, wenn der Computer verdächtige Transaktionen meldet.

Ein deutlich verbesserter Schutz gegen kriminelle Machenschaften ist jedoch nicht das einzige Argument, das für einen durchgängigen Prozess von der Bestellung bis zur Bezahlung spricht: Unternehmen sparen auch bares Geld, da die Abläufe stark beschleunigt werden. Damit sinkt der personelle Aufwand drastisch. Zugleich lassen sich so Skonti besser ausschöpfen und die Liquiditätsplanungen verbessern. Die Praxis zeigt, dass sich der Einsatz von Enterprise-Purchase-to-Pay-Lösungen bereits für Unternehmen mit 1.000 Bestellungen beziehungsweise Eingangsrechnungen pro Monat rentiert.