Arbeitsprozesse ganzheitlich planen und steuern

Locatech erstellt neben technischen Dokumentationen auch Softwarelösungen zur Workflow-Optimierung

Für die Zusammenarbeit mit der fertigenden Industrie hat die Locatech GmbH nun eine Portallösung auf SharePoint-Basis entwickelt. Das Portal ermöglicht den webbasierten Zugriff auf Informationen und Daten, die zwischen den Herstellern und ihrem Dienstleister ausgetauscht werden müssen. Die technischen Dokumentationen und Übersetzungen, die Locatech für Kunden anfertigt, können so deutlich schneller abgestimmt werden. Zudem kann der Kunde seine Arbeitsprozesse damit

ganzheitlich planen und steuern. Mit Hilfe der Lösung können Projekte sehr kurzfristig umgesetzt werden. Die Verwaltung und Versionisierung, beispielsweise von Dokumenten wie Bedienungs- oder Montageanleitungen, erfolgt völlig automatisiert. Auch lässt sich der geschützte Zugriff auf Dokumente individuell konfigurieren. Die Mitarbeiter werden dauerhaft entlastet, indem das Portal einen Teil der organisatorischen Aufgaben übernimmt. Zeit- und Kostenersparnis sind wesentliche Vorteile, die sich daraus ergeben. Die Lösung verfügt über eine webbasierte Oberfläche und kann beim Kunden sowohl mit Hilfe einer SharePoint-Umgebung als auch als reine Hosting-Variante umgesetzt werden. Für die Hosting-Variante ist keine separate Installation von Software beim Anwender erforderlich. „Als Anbieter für technische Dokumentationen und Übersetzungen haben wir uns in der Branche bereits etabliert. Wir freuen uns, dass wir unseren Kunden nun auch eine Portallösung anbieten und unseren Service damit abrunden können“, meint Dirk Löhn, Geschäftsführer IT-Services bei der Locatech GmbH.

Um Bedienungs- oder Montageanleitungen zu erstellen, sind in der Regel zahlreiche Arbeitsschritte und Genehmigungsprozesse nötig. Diese werden im Workflow abgebildet, der die Prozesse zuverlässig kontrolliert und steuert. Die zuständigen Ansprechpartner im Unternehmen werden schematisch in den Workflow eingebunden. Jeder Mitarbeiter bekommt eine übersichtliche Aufgabenliste sowie den aktuellen Bearbeitungsstatus des Dokuments, das er bearbeiten soll, im Portal angezeigt. Zu einzelnen Dokumenten lässt sich auch automatisch eine Genehmigung anfordern. Erst nach der erfolgten Freigabe können diese Dokumente dann weiter verwendet werden. Werden Termine überschritten, greift eine Erinnerungsfunktion, die den verantwortlichen Mitarbeiter auf die versäumte Frist hinweist. Im Urlaubsfall wird eine entsprechende Vertretungsregel aktiviert, die dann einen Kollegen benachrichtigt. Dieses Eskalationsmanagement sorgt dafür, dass alle Aufgaben fristgerecht erledigt werden und der Kundenservice damit optimiert wird. Ein bearbeitetes Dokument bleibt in seiner ursprünglichen Version immer erhalten. Die Abwandlungen kommen inklusive Änderungen hinzu und erhalten eine aktuelle Versionsnummer.