Alegri-Vertragsmanagement: Digitale Dokumenten- u. Vertragsverwaltungsprozesse

Vertragsmanagement gilt wegen der vielfältigen Abstimmung der Vertragsinhalte, der Rechtssicherheit und der Fristenwahrung als Königsdisziplin des Dokumentenmanagements. Verträge werden in der Regel nicht von Einzelpersonen bearbeitet / abgelegt, umfassen verschiedene Entwurfsstufen und Genehmigungen und sind im gesamten Verwaltungsprozess hochkomplex. Das Management- und Technologieberatungsunternehmen Alegri hat eine Out-of-the-box-Lösung erstellt / implementiert und präsentiert diese mit Referenzkunden OSRAM GmbH auf einem Vertragsmanagement-Tag am 31.1.2008 in München.

Verträge sind in den Unternehmen wichtiger denn je: Inhalte müssen formuliert, abgestimmt, freigegeben und überwacht, Workflows gestaltet und Vertragsfristen kontrolliert werden. Geschäftsprozesse sind also beim Vertragsmanagement ebenso zu berücksichtigen wie die präzise, risikobetrachtende Behandlung der Vertragsinhalte. Dabei wesentlich ist eine sehr gute Strukturierung der Vertragsinformationen über eine durchdachte Verschlagwortung/Metadaten-Zuweisung, aber auch die Usability der Anwendung.

Die Alegri Out-of-the-Box-Lösung auf Basis Microsoft Office SharePoint Server 2007 umfasst die elektronische Verfügbarkeit aller Vertragsdokumente, die einfache Verwaltbarkeit, das schnelle Suchen/Wiederauffinden und eine zentrale Ablage des Schriftverkehrs samt E-mails und Attachments. Die dazugehörenden Prozesse wie Genehmigung, Wiedervorlage und Fristenüberwachung finden dabei ebenso Berücksichtigung. Diese Lösung wurde in nur drei Monaten seit dem Kick-off bei der OSRAM GmbH, Abt. Recht und Versicherungen, in Betrieb genommen.

Die Lösung optimiert die Prozesse im Vertragsmanagement und erhöht die Transparenz in der Vertragsverwaltung eindeutig: Der teils ineffiziente und kostenintensive personelle und zeitliche Aufwand in der Vertragsverwaltung kann so erheblich reduziert und die Risiken des Vertragsmanagements minimiert werden. Regularienkonform lassen sich digitale Signaturen einbinden.
Alegri veranstaltet mit Referenzkunden OSRAM einen Vertragsmanagement-Tag in München am Do., 31.1.2008, von 8:30 Uhr bis 12:30 Uhr; die Teilnahme ist kostenfrei.