10 Profi-Tipps, wie E-Mails bis zum Ende gelesen werden

200 E-Mails und mehr gehören zum täglichen Brot im Arbeitsleben vieler Menschen. So schnell dieses Medium auch sein mag, so langwierig ist für den Empfänger oft das Lesen dieser elektronischen Informationsflut. "Seitenlange Texte ohne Groß- und Kleinschreibung und viele weitere Unarten machen das Entziffern für den Leser oft zur Schwerstarbeit", weiß Daniela Pucher von der wissenswerkstatt aus der eigenen Beratungspraxis. Zum Start hier die zehn wichtigsten Tipps für professionelle E-Mails - mehr zur richtigen Online-Kommunikation verrät Daniela Pucher in eigenen Seminaren.

1. Prägnanter Betreff. Finden Sie einen kurzen Titel, der dem Leser sofort sagt, worum es geht. Interne Mails können Sie durch einen gemeinsamen Code optimieren, indem Sie im Betreff auf das Projekt, den Kunden etc. hinweisen - so kann der Leser das Mail sofort zuordnen. 2. Kurz, kurz, kurz. Schreiben Sie kurze Sätze und beschränken Sie Ihre Mails auf vier bis fünf Absätze. Längere Texte schreiben Sie in Ihrem Textverarbeitungsprogramm und fügen es dem E-Mail als pdf bei. 3. Geizen Sie mit Silben. Meiden Sie Füllwörter wie also, nun etc. und streichen Sie rigoros überflüssige Informationen. 4. Wichtiges und Interessantes zuerst. Wer mit Unwichtigem beginnt, läuft Gefahr, ungelesen im Papierkorb zu landen! 5. Pro E-Mail nur ein Thema, dadurch kann der Empfänger gezielter reagieren. Wenn Sie mehrere Themen in einem Mail ansprechen, kann eines leicht unter den Tisch fallen. 6. Keine Abkürzungen. S.g. Hr., mfg, lg oder asap können Sie privat verwenden, wenn Sie wollen. Im Geschäftsleben wirkt das unhöflich!

7. Halten Sie sich an Rechtschreibregeln und Grammatik - inklusive der Groß- und Kleinschreibung -, das erleichtert und beschleunigt das Lesen und ist obendrein Zeichen Ihrer guten Manieren. 8. Machen Sie Absätze - und trennen Sie diese deutlich sichtbar mit einer Leerzeile. Drei bis vier Zeilen pro Absatz sind ein guter Richtwert. 9. Sparsam formatieren. Vermeiden Sie es, ganze Wörter oder Sätze in Großbuchstaben, Kursivschrift oder Fettschrift zu formatieren, das erschwert das Lesen. Auch färbige Hintergründe, bunte Schriften oder Logos haben im Mail nichts verloren. Beschränken Sie sich auf Zeilenschaltung und Aufzählungen. 10. Adressaten sorgfältig wählen. Weniger ist mehr: Wenn Sie fünf Empfänger gleichzeitig zu einer Handlung auffordern, wird es vermutlich gar keiner tun. Und von Personen, die Ihr Mail nur in "cc" bekommen, dürfen Sie gar keine Reaktion erwarten.