ELO präsentiert Neues rund um ECM/DMS

Die ELO Digital Office GmbH. veranstaltete in Innsbruck einen sehr erfolgreichen ECM/DMS Infotag, der über die neuesten Trends und Entwicklungen rund um die moderne Dokumentenverwaltung Auskunft gab. Zentrales Thema war die Archivierung von E-Mails, was auch noch in Österreich eine dringende Notwendigkeit ist. Dabei sind es nicht nur die rechtlichen Vorschriften, die eine Firma verpflichten, jegliche geschäftsrelevante Korrespondenz aufzuheben und ordnungsgemäß zu speichern – die richtige Dokumentenmanagement-Lösung kann darüber hinaus auch die Grundlage für das Erschließen völlig

neuer Marktpotenziale darstellen, und damit längerfristig für das Überleben des Unternehmens ausschlaggebend sein. ELO, als führender DMS-Hersteller, bietet Dokumentenmanagement-Systeme für alle Anforderungen und hat bereits eine automatische Archivierung der E-Mails intgegriert.

Unter dem Titel „E-Mail Archivierung ein Muss“ erläuterte Daniel Mikeleit, Senior Consultant bei ELO, in Innsbruck nicht nur die rechtlichen Grundlagen und Anforderungen an ein modernes E-Mail-Archivierungssystem, sondern stellte auch gleich konkrete Strategien und Lösungsszenarien für das eigene E-Mail-Management vor. „Das E-Mail-Management von ELO ist mehr als reine Archivierung, denn es berücksichtigt die Weiterverarbeitung von E-Mails mit deren enthaltener Information und Dateianhängen“, verdeutlicht Mikeleit den Mehrwert von ELO im Vergleich zu herkömmlicher E-Mail-Archivierungs-Software.

Johann Müller, Österreich-Chef von ELO, zeigte in Innsbruck anhand von konkreten Beispielen, wie DMS zur Optimierung von Geschäftsprozessen eingesetzt werden kann. „Durch die vollwertige Unterstützung des SOA (Server Orientierte Architektur) können zusätzliche Softwarelösungen kostengünstig und zeiteffizient an das DMS angebunden werden.“ Eine automatisierte Belegerkennung ermöglicht es, Dokumente automatisch zu kategorisieren, zu indexieren und abschließend strukturell richtig abzulegen und die Daten zu validieren. Die unterstützenden Verwaltungsfunktionen reichen vom persönlichen Filter über dynamische Register und einer individuellen Darstellung bis hin zu beliebig gruppierten Aktensichten und dem automatischen Aussortieren veralteter Dokumente. Besonderes Augenmerk legte Müller auf die vereinfachte automatische Belegerfassung mit der im Standardpaket mitgelieferten Texterkennungs-Funktion. Die Integration von Microsofts neuer Sharepoint-Technologie im ECM-Umfeld zählte ebenfalls zu einer der Schwerpunktthemen des ELO Infotages. Hier standen vor allem die Einsatzmöglichkeiten moderner Dokumentenmanagement-Lösungen im Portalbereich und im Collaboration Management im Vordergrund.